Русская Правда

Информационно-аналитическое издание наследников Ярослава Мудрого

Русская Правда: аналитика, статьи и новости, которые несут Правду для вас!

Американцы не простят Трампу разговора с Путиным на равных «Это настоящая катастрофа»: грозит ли Украине нехватка питьевой воды Неравенство XXII века: на какие касты поделят общество технологии и ИИ Политическое Обозрение: Новости за 18 июля 2018 (7526)
Новости Сегодня
Новости Партнеров
Новости Партнеров
Загрузка...

Как создать архив?

Не можете найти нужный вам документ в хаосе бумаг? Вам кажется, что однажды ваш офис погрязнет в горе документов? Приходите в ужас от мысли, что когда-то придется разбирать эти многочисленный папки и файлы? Значит, пора создавать архив документов организации. И если вы не хотите делать это самостоятельно, значит, нужно доверить эту работу профессионалам.

Как делается архив? Чтобы работа не казалась пугающей и неподъёмной, нужно разбить ее на несколько этапов.

Подготовка

На первом этапе вам нужно будет понять, какие именно бумаги подлежат хранению и на какой срок, а также подумать о том, где разместится ваш архив. Можно выделить для этого отдельное помещение у себя в офисе, а можно сдать бумаги на внеофисное хранение.

Что касается правил хранения, тут нужно ориентироваться только лишь на букву закона. Он строго определяет, что и сколько должно храниться.

В случае если вы доверите работу профессионалам, этот этап пропускается так как, разумеется, профессиональные архивариусы знают законы в своей сфере деятельности.

Отбор

Следующую стадию можно назвать разбором завалов. Это психологически сложный этап, так как к нему обычно страшно даже приступать. На данной стадии вам нужно отобрать те бумаги, которые остаются в архиве, и те, которые нужно будет утилизировать.

Сортировка

Следующая стадия — сортировка. Ее можно объединить с предыдущей, то есть сразу же при отборе нужных бумаг раскладывать их в определенные группы. Обычно делят по типу документа, по дате и по сроку хранения.

Каталог

Параллельно с вышеперечисленными процедурами очень важно создавать каталог! Без каталога архив теряет свой смысл, так как вы не сможете нормально ориентироваться в нем.

Настоятельно рекомендуем вам иметь каталог как в электронном, так и в бумажном виде, чтобы в случае непредвиденных ситуаций, всегда имелся запасной вариант.

Очень важно продолжать вести каталог и распечатывать его и впоследствии, а не только на первоначальном этапе.

При заказе услуги архива, все эти работы будут выполнены профессиональными архивистами без вашего участия.

Размещение

Наконец, важно правильно разместить бумаги. Как правило, их помещают в папки, а при внеофисном хранении еще и в короба, что дает дополнительную защиту от света и пыли. Если вы выбираете хранение у себя в компании, то вся ответственность за бумаги ложится на вас. Если же вы хотите обратиться в профессиональное архивохранилище, то все работы будут сделаны за вас!

Уничтожение ненужных документов

В процессе отбора у вас с большой вероятностью возникнут бумаги, которые не подлежат хранению. Есть разные способы избавить от них. Можно вынести их на помойку, но это неэкологично и небезопасно. Можно сдать в макулатуру: экологично, но опять же небезопасно, так как конкуренты могут получить доступ к бумагам. А можно заказать профессиональное уничтожение: этот способ заботится как о природе, так и о репутации вашей компании.

Просмотров: 203
Загрузка...
Рекомендуем почитать

Новости Партнеров



Новости партнеров

Популярное на сайте
Георгий Сидоров: Кто вы господин Скляров? Мазепа - гетман-предатель Кто такие славяне Часть I Как жили помещики в России начала и средины 19 века Богиня Макошь (Мокошь) Что мы празднуем на ПАСХУ?!